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Fichier 03 - Fichier des candidats – scrutin provincial

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements concernant les personnes candidates lors d’un scrutin provincial. Il comprend aussi des renseignements sur leur agente officielle ou leur agent officiel, sur leurs mandataires et sur les personnes qui ont appuyé leur candidature.

Ce fichier contient également des renseignements provenant des pièces jointes à la déclaration de candidature (photographie, acte de naissance, carte d’assurance maladie du Québec, certificat de citoyenneté canadienne, permis de conduire du Québec, passeport canadien, copie du décret de changement de nom).

Unité administrative responsable : Service des scrutins provinciaux

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 940 personnes candidates lors des élections générales de 2018

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnes candidates
  • Agentes officielles et agents officiels
  • Mandataires
  • Signataires appuyant une personne candidate

Source des renseignements

  • Personne concernée
  • Personne candidate

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Adresse du domicile
  • Date de naissance des personnes candidates
  • Courriel et numéro de téléphone des personnes candidates, des agentes officielles, des agents officiels et des mandataires

Utilisation des renseignements

Finalité principale

  • Candidature lors d’un scrutin provincial, en application de la Loi électorale

Finalité secondaire

  • Gestion de la formation obligatoire sur le contrôle des dépenses électorales
  • Aux fins de statistiques

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le directeur des opérations électorales et son adjoint
  • Le personnel autorisé du Service des scrutins provinciaux
  • Les directrices et directeurs du scrutin et le personnel autorisé de leurs bureaux
  • Le personnel autorisé du Service du Registre, de la coordination et de la conformité des contributions politiques

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Aucun

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec
  • Bureaux de vote

Durée de conservation des renseignements

Code

Règle

Titre

Actif

Semi-actif

Inactif

11120

386

Dossier de déclaration de candidature

Jusqu’à la fin de la période électorale

5 ans

Échantillonné

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 16 mars 2020