Fichier 14 - Dossier des employés

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier comprend les dossiers des membres du personnel régulier, temporaire et occasionnel ainsi que des étudiantes, des étudiants et des stagiaires. Il contient également les renseignements relatifs à l’assiduité des membres du personnel.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 265 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

• Renseignements relatifs à l’identité
• Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
• Renseignements financiers
• Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

• Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

• Personne concernée

Principaux renseignements d’identification

• Nom
• Adresse du domicile
• Date de naissance
• Numéro de téléphone
• Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

• Gestion du personnel d’Élections Québec, en application des lois suivantes :
  • Loi sur la fonction publique
  • Loi électorale

Finalité secondaire

• Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

• Le personnel autorisé du Service des ressources humaines

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

• Aucun

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

• Sécurité physique
• Environnement réseau sécurisé
• Contrôle de l’accès aux données informatiques
• Destruction sécuritaire
• Journalisation des accès
• Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

• Papier
• Électronique

Localisation

• Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

• En cours d’élaboration