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Fichier 14 - Dossier des employés

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier comprend les dossiers d’employés du personnel régulier, temporaire et occasionnel ainsi que des étudiants et des stagiaires. Il contient également les renseignements relatifs à l’assiduité des employés.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 265 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à la formation ou l’éducation
  • Renseignements financiers
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

  • La personne concernée

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Adresse du domicile
  • Date de naissance
  • Numéro de téléphone
  • Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Aucune communication

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Code

Règle

Titre

Actif

Semi-actif

Inactif

06361

188

Gestion du dossier personnel – employé régulier, employé temporaire, employé occasionnel

1 an après le départ de l’employé

75 ans après la de naissance ou 6 ans après le décès

Échantillonné

06361

192

Gestion du dossier personnel – Étudiant et stagiaire rémunéré

Jusqu’au départ de l’étudiant ou du stagiaire

10 ans

Détruit

06361

944

Dossier de référence des employés mutés

1 an après le départ de l’employé

10 ans

Détruit

06362

857

Gestion du dossier d’assiduité – Employé régulier, employé temporaire, employé occasionnel, étudiant et stagiaire rémunéré

3 ans

2 ans

Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 16 mars 2020