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Fichier 15 - Dossier médical de l’employé

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient les dossiers médicaux des membres du personnel qui se sont absentés pour cause d’invalidité, qui ont eu un accident de travail ou qui ont fait l’objet d’un accommodement lié à un problème de santé.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 200 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à la santé

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

  • Personne concernée
  • Membre du personnel
  • Médecin du membre du personnel

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Adresse du domicile
  • Date de naissance
  • Numéro de téléphone
  • Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Secrétariat du Conseil du trésor
  • Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Code

Règle

Titre

Actif

Semi-actif

Inactif

06364

190

Gestion du dossier CNESST de l’employé

Jusqu’au départ de membre du personnel

75 ans après la naissance ou 6 ans après son décès

Détruit

06365

191

Gestion du dossier santé de l'employé

6 mois après la dernière recommandation

5 ans

Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 16 mars 2020