Fichier 16 - Dotation

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements sur la gestion des concours, des promotions à la suite de la réévaluation d’un emploi et des processus de dotation des emplois (affectation, promotion, mutation et recrutement). Contient également les offres de services spontanées.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 265 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

• Renseignements relatifs à l’identité
• Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
• Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

• Personnel d’Élections Québec
• Personnes candidates à un emploi

Source des renseignements

• La personne concernée
• Membre du personnel

Principaux renseignements d’identification

• Nom
• Date de naissance
• Numéro de téléphone
• Trois derniers chiffres du numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

• Embauche du personnel d’Élections Québec, en application des lois suivantes :
  • Loi sur la fonction publique
  • Loi électorale

Finalité secondaire

• Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

• Le personnel autorisé du Service des ressources humaines

Communication des renseignements

• Aucune communication

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

• Sécurité physique
• Environnement réseau sécurisé
• Contrôle de l’accès aux données informatiques
• Destruction sécuritaire
• Journalisation des accès
• Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

• Papier
• Électronique

Localisation

• Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

• En cours d’élaboration