Fichier 18 - Gestion des ressources financières

Description du fichier de renseignements personnels

Le service des ressources financières utilise une gamme de systèmes pour soutenir l’optimisation des processus de gestion en matière de ressources financières, matérielles et humaines au sein de la communauté gouvernementale. Ces systèmes contiennent des renseignements personnels concernant des membres du personnel, des fournisseurs, des donateurs, des représentants officiels des partis politiques enregistrés et des représentants financiers des candidats.

Unité administrative responsable : Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 600 dossiers de membres du personnel et 7 000 fournisseurs et personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

• Renseignements relatifs à l’identité
• Renseignements relatifs à l’emploi
• Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
• Renseignements financiers

Catégories de personnes concernées

• Personnel d’Élections Québec
• Personnel électoral
• Représentantes et représentants officiels des partis politiques
• Représentantes et représentants financiers des candidats
• Donatrices ou donateurs
• Fournisseurs

Source des renseignements

• Personne concernée
• Membre du personnel
• Directrice ou directeur du scrutin
• Personne candidate
• Parti politique
• Autres ministères ou organismes
• Fournisseurs

Principaux renseignements d’identification

• Nom
• Prénom
• Numéro d’assurance sociale
• Date de naissance
• Adresse
• Nom de famille de la mère à la naissance

Utilisation des renseignements

Finalité principale

• En vue de l’application des lois suivantes :
  • Loi sur la fonction publique
  • Loi électorale
  • Loi sur l’administration financière

Finalité secondaire

• Encaissement de contributions politiques par prélèvement de débit autorisé (DPA) mensuel
• Émission des cartes de crédit
• Versements aux représentantes et représentants officiels des partis politiques et aux représentantes et représentants financiers des candidats
• Versements aux membres du personnel (corrections de paie, paiements urgents ou remplacements de chèques et arrêts de paiement)

Personnes ayant accès aux renseignements

• Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
• Le personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

• Centre de services partagés du Québec
• Autre ministère ou organisme (lors d’une mutation)
• Banque Nationale
• Ministère des finances
• Institutions bancaires

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

• Sécurité physique
• Environnement réseau sécurisé
• Contrôle de l’accès aux données informatiques
• Destruction sécuritaire
• Journalisation des accès
• Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

• Papier
• Électronique

Localisation

• Bureaux d’Élections Québec
• Centre de services partagés du Québec

Durée de conservation des renseignements

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

• En cours d’élaboration