Fichier 19 - Système automatisé de gestion des informations sur le personnel (SAGIP)

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements servant à la gestion et la rémunération du personnel de la fonction publique.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : Environ 850 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

• Renseignements relatifs à l’identité
• Renseignements financiers
• Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

• Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

• La personne concernée
• Membre du personnel
• Autres ministères ou organismes (mutation)
• Service de la rémunération du Centre de services partagés du Québec

Principaux renseignements d’identification

• Nom
• Date de naissance
• Adresse du domicile
• Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

• Rémunération du personnel d’Élections Québec, en application des lois suivantes :
  • Loi sur la fonction publique
  • Loi électorale

Finalité secondaire

• Information de gestion (statistiques)
• Application des conventions collectives

Personnes ayant accès aux renseignements

• Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
• Le personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

• Centre de services partagés du Québec
• Autre ministère ou organisme (lors d’une mutation)

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

• Sécurité physique
• Environnement réseau sécurisé
• Contrôle de l’accès aux données informatiques
• Destruction sécuritaire
• Journalisation des accès
• Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

• Papier
• Électronique

Localisation

• Bureaux d’Élections Québec
• Centre de services partagés du Québec

Durée de conservation des renseignements

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

• En cours d’élaboration