Accueil > Accès à l'information > Inventaire des fichiers de renseignements personnels > SAGIP

Fichier 19 - Système automatisé de gestion des informations sur le personnel (SAGIP)

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements servant à la gestion et la rémunération du personnel de la fonction publique.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : Environ 850 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements financiers
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

  • La personne concernée
  • Membre du personnel
  • Autres ministères ou organismes (mutation)
  • Service de la rémunération du Centre de services partagés du Québec

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Date de naissance
  • Adresse du domicile
  • Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Information de gestion (statistiques)
  • Application des conventions collectives

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
  • Le personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Centre de services partagés du Québec
  • Autre ministère ou organisme (lors d’une mutation)

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d'une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec
  • Centre de services partagés du Québec

Durée de conservation des renseignements

Code

Règle

Titre

Actif

Semi-actif

Inactif

04450

109

Listes SYGBEC et SAGIP

1 an

6 ans

Détruit

06551

862

Contrôle des opérations liées à la paie

Tant qu'utile

0

Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 16 mars 2020