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Électrices et électeurs des Îles-de-la-Madeleine
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Agente ou agent de secrétariat

Date limite : 11 octobre 2022

Catégories : Emploi régulier ou occasionnel

Processus de sélection — Recrutement
Référence no E22120SRS063012628901MJ
Emploi régulier
Classe d’emploi : 221-20

Renseignements généraux

Directeur général des élections du Québec, ci-après désigné Élections Québec : Direction du financement politique et des affaires juridiques, Service du Registre, de la coordination et de la gestion des contributions politiques. Un emploi régulier est à pourvoir au 1045, avenue Wilfrid-Pelletier, à Québec (arrondissement de Sainte-Foy–Sillery–Cap-Rouge), avec possibilité de télétravail en mode hybride (télétravail/présentiel). L’entrée en fonction est prévue en novembre 2022.

Mission

Élections Québec est une institution neutre et indépendante qui a pour mission d’assurer l’intégrité, la transparence et la fiabilité des élections et de promouvoir les valeurs démocratiques québécoises.

Avantages

Nous avons à cœur le bien-être de notre personnel. C’est pourquoi nous lui offrons de nombreux avantages :

  • Climat collaboratif;
  • Conciliation travail-vie personnelle (horaire variable, aménagement du temps de travail, etc.);
  • Différents services à proximité (centres commerciaux, centre d’entraînement, restaurants, etc.);
  • Situation géographique qui offre de multiples possibilités de déplacement (près des autoroutes et des ponts);
  • Stationnement (différents plans d’abonnement disponibles);
  • Programme de promotion de la santé (mesures d’encouragement à l’activité physique, vaccination, etc.).

Contexte

Le Service du Registre, de la coordination et de la gestion des contributions politiques assure l’intégrité du Registre des entités autorisées; forme les entités et les intervenants politiques et les soutient dans leurs démarches en matière de financement politique; et établit la conformité des contributions politiques provinciales et municipales.

Attributions

La personne titulaire de ce poste assiste le gestionnaire dans la planification, l’organisation et la réalisation d’activités à caractère administratif afin d’optimiser son emploi du temps. Elle participe à la gestion administrative de l’ensemble du service en assurant plusieurs suivis de gestion et en collaborant à différentes activités administratives. Elle accomplit également le travail usuel de secrétariat, comme la rédaction, la transcription, la fusion, la révision et le classement de documents. Elle doit notamment :

  • Effectuer le suivi de l’agenda du gestionnaire en fixant des rendez-vous, en organisant des réunions et en planifiant les activités de divers comités, tout en s’assurant que les documents pertinents aux rencontres sont déposés et, s’il y a lieu, que l’information a été transmise aux différents responsables du dossier;
  • Proposer des solutions afin d’optimiser l’emploi du temps du gestionnaire;
  • Soutenir le gestionnaire dans la gestion de l’assiduité de son personnel;
  • Produire, réviser, corriger ou transmettre toute correspondance officielle destinée aux différentes clientèles (agents officiels de partis politiques ou de candidats, représentants officiels, trésoriers municipaux, directeurs généraux de commissions scolaires, etc.);
  • Assurer le soutien administratif lié à la transmission des dossiers nécessitant l’intervention des autres services de la direction (conformité, vérification et enquêtes, affaires juridiques);
  • Préparer, en collaboration avec les coordonnatrices et coordonnateurs en financement politique, les dossiers relatifs à la tenue d’élections provinciales, municipales et scolaires;
  • Gérer les appels de la clientèle et les transférer à la personne appropriée.

Échelle de traitement : De 35 668 $ à 45 658 $

Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2015-2020, en vigueur le 31 mars 2020. Les négociations en vue du renouvellement de cette convention collective sont en cours. L’échelle de traitement sera ajustée rétroactivement lors de la signature de la convention collective.

*Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

La fonction publique du Québec offre une foule d’avantages distinctifs. Pour en apprendre davantage, consultez la section Travailler dans la fonction publique sur Québec.ca.

Profil recherché

Exigences de l’emploi

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Ou

  • Détenir un certificat d’études secondaires équivalant à une 5eannée du secondaire reconnu par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Et

  • Posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agente ou agent de secrétariat.
  • Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.
  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.
  • Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
  • Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Autres éléments du profil recherché

La personne que nous cherchons est très autonome. Elle organise son travail avec efficacité et fait preuve d’efficience pour répondre adéquatement aux exigences de son emploi en fonction des priorités et échéanciers du gestionnaire et du chef d’équipe de la coordination.

De plus, elle a un bon sens des responsabilités, elle collabore bien et elle tient à offrir un service à la clientèle de qualité. Elle a une très bonne connaissance de la langue française et de la suite Office et elle est à l’aise avec les systèmes informatiques. Elle fait preuve de rigueur dans l’exécution de ses tâches, elle a un bon esprit d’équipe et elle est curieuse.

Modalités d’inscription

Période d’inscription : Du 22 septembre au 11 octobre 2022 à 23 h 59

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons d’en conserver une copie pour consultation ultérieure.

Inscription : L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.

Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». Vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et de remplir la section « Exigences et atouts » en recherchant, à l’aide de mots-clés, les éléments spécifiés dans l’offre d’emploi. C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.

Informations sur le processus de sélection : Mme Magalie Jenkins, 418 644-1090, poste 3074 ou [email protected]

Informations sur les attributions de l’emploi : Mme Lucie Fiset, 418 644 1090, poste 5310

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation dans la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.