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Conseillère ou conseiller en gestion intégrée des documents

Date limite : 30 novembre 2022

Catégories : Emploi régulier ou occasionnel

Processus de sélection – Recrutement
Référence no 10800SRS063035862501MJ

Renseignements généraux

Directeur général des élections du Québec, ci-après désigné Élections Québec : Direction des communications et des affaires publiques, Service de l’information aux clientèles et de la gestion documentaire. Un emploi régulier est à pourvoir au 1045, avenue Wilfrid-Pelletier, à Québec (arrondissement de Sainte-Foy–Sillery–Cap-Rouge). La date d’entrée en fonction est prévue en janvier 2023.

La personne titulaire de l’emploi pourrait être autorisée à réaliser son emploi en télétravail, en tout ou en partie, selon certaines modalités (voir la section « Autres renseignements ou exigences » pour en savoir plus).

Cet emploi contribue à la vitalité de nos régions. 

Mission

Élections Québec est une institution neutre et indépendante qui a pour mission d’assurer l’intégrité, la transparence et la fiabilité des élections et de promouvoir les valeurs démocratiques québécoises.

Avantages

Nous avons à cœur le bien-être de notre personnel. C’est pourquoi nous lui offrons de nombreux avantages :

  • Milieu dynamique où la qualité de vie est au cœur des préoccupations;
  • Horaire de travail facilitant la conciliation travail-vie personnelle;
  • Nombreuses occasions de développement;
  • Environnement de travail moderne et collaboratif comprenant les outils Office 365;
  • Plusieurs services à proximité;
  • Situation géographique qui offre de multiples possibilités de déplacement (près des autoroutes et des ponts);
  • Stationnement abordable;
  • Programme de promotion de la santé.

Contexte

Le Service de l’information aux clientèles et de la gestion documentaire a pour mission d’informer les différentes clientèles d’Élections Québec, dont les électrices et les électeurs, ainsi que d’organiser les ressources documentaires et historiques de l’institution de manière à promouvoir les valeurs démocratiques de la société québécoise.

Attributions

La personne titulaire du poste est responsable de la bibliothèque l’Électorat, qui vise à répondre aux besoins des divers usagers et de l’institution. Elle a diverses responsabilités liées à la bibliothèque et à son évolution et elle fait équipe avec la conseillère responsable de la gestion intégrée des documents (GID) pour :

  • Poursuivre le projet de modernisation de la bibliothèque institutionnelle afin qu’elle réponde aux besoins de ses usagers et de l’institution et qu’elle se positionne, à l’externe, comme une bibliothèque spécialisée en matière de démocratie et d’élections;
  • Gérer la collection de la bibliothèque et voir à son développement;
  • Proposer des initiatives visant à augmenter l’achalandage à la bibliothèque et le recours à ses divers services;
  • Collaborer à l’implantation de la GID et conseiller le personnel des unités administratives afin de répondre à leurs besoins en cette matière;
  • Collaborer à la formation sur la GID à l’intention du personnel;
  • Mettre à jour les règles de numérisation d’Élections Québec en respectant les normes gouvernementales et piloter le système informatique utilisé à cet effet.

Échelle de traitement : De 48 488 $ à 90 110 $

*Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

La fonction publique du Québec offre une foule d’avantages distinctifs. Pour en apprendre davantage, consultez la section Travailler dans la fonction publique sur Québec.ca.

Profil recherché

Exigences de l’emploi

  • Détenir un diplôme universitaire de premier cycle dont l’obtention requiert un minimum de 90 crédits (baccalauréat) en sciences humaines ou sociales comportant une formation appropriée en archivistique, en bibliothéconomie, en sciences de l’information ou dans toute autre discipline jugée pertinente.
    • La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
    • Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. Le diplôme exigé peut également être compensé par une maîtrise dans une discipline pertinente comportant un minimum de 45 crédits.
    • Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.
  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résidente ou résident permanent ou encore un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.
  • Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
  • Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Autres éléments du profil recherché

La personne recherchée dispose de l’expertise nécessaire pour contribuer à l’avancement et à l’évolution des projets en matière de gestion des documents. Elle sait planifier pour atteindre les objectifs prévus, elle favorise le travail d’équipe et elle fait preuve de jugement, d’ouverture et d’écoute, dans un souci constant de collaboration avec ses pairs. Elle est autonome et organisée dans la réalisation de ses mandats. Elle comprend bien le contexte et les enjeux de son environnement et elle met à profit sa créativité afin d’adapter ses interventions en fonction de ses interlocuteurs, d’assurer un bon service à la clientèle et de favoriser l’adhésion aux projets et aux bonnes pratiques de gestion documentaire. Elle a une habileté marquée en gestion de projets et des connaissances en gestion du changement. Elle sait aussi faire preuve de tact et de discernement pour contribuer à un climat de travail sain et agréable.

Seront considérés comme des atouts

  • Expérience dans le domaine de la gestion des documents
    Élément à choisir dans la liste déroulante de la section « Exigences et atouts » : EXP Gestion de documents administratifs ou EXP Gestion de documents numériques.
  • Expérience en gestion de bibliothèque
    Élément à choisir dans la liste déroulante de la section « Exigences et atouts » : EXP Bibliothèque

Autres renseignements ou exigences

L’employé pourrait être autorisé à travailler en tout ou en partie en télétravail, ces modalités demeurant à déterminer en fonction de l’analyse de divers éléments, notamment : 

  • la disponibilité d’espaces de bureau localisés à l’intérieur d’un rayon de 50 kilomètres du lieu de résidence de l’employé;
  • la présence de collègues de l’équipe immédiate de celui-ci;
  • les connaissances et le profil du candidat requis.

L’employé doit être en mesure de se présenter physiquement, à la demande de l’employeur, dans l’un des bureaux gouvernementaux au Québec identifié par l’employeur.

L’employé autorisé à effectuer du télétravail aura la responsabilité de prendre les mesures ou les moyens requis afin que ses conditions d’exercice à domicile lui permettent d’offrir une prestation de travail satisfaisante, notamment au moyen d’un environnement de travail adapté et sécuritaire et d’une connexion Internet suffisamment puissante.

L’ensemble de ces modalités seront déterminées au moment de la sélection finale du candidat retenu.

Modalités d’inscription

Période d’inscription : Du 17 au 30 novembre 2022 à 23 h 59

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons d’en conserver une copie pour consultation ultérieure.

Inscription : L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.

Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». Vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et de remplir la section « Exigences et atouts » en cherchant, à l’aide de mots-clés, les éléments spécifiés dans l’offre d’emploi. C’est notamment avec cette information que les candidatures qui répondent le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, vous ne pourrez plus modifier les informations contenues dans le formulaire.

Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.

Informations sur le processus de sélection : Mme Magalie Jenkins, 418 644-1090, poste 3074 ou [email protected]

Informations sur les attributions de l’emploi : Mme Cynthia Gagnon, 418 644-1090, poste 3438 ou [email protected]

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation de la région de Québec, au 418 528-7157, ou, ailleurs au Québec, au numéro sans frais 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.