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Description d’emploi
Directrice ou directeur du scrutin

1. Raison d'être de l'emploi

La Loi électorale prévoit que le directeur général des élections nomme une directrice ou un directeur du scrutin dans chaque circonscription. Sous la responsabilité immédiate de l’adjoint au directeur général des élections et directeur des opérations électorales, la directrice ou le directeur du scrutin est responsable de l’organisation et de la tenue des événements électoraux (élections générales ou partielles et consultations populaires) dans la circonscription où elle est nommée.

La personne titulaire de ce poste est au cœur de la mission d’Élections Québec. Elle dirige l’ensemble des activités nécessaires à la tenue des élections et des référendums dans sa circonscription et elle garantit le plein exercice des droits électoraux aux personnes candidates ainsi qu’aux électrices et aux électeurs. Elle occupe un poste des plus stratégiques, car elle représente le directeur général des élections auprès des électrices, des électeurs, des personnes candidates, des autres intervenants politiques et des médias, notamment pour promouvoir les valeurs démocratiques de la société québécoise et pour assurer le bon déroulement du processus électoral. À terme, les activités qu’elle dirige contribuent de façon toute particulière à l’expression de la volonté des électrices et des électeurs, qui choisissent librement et démocratiquement la personne qui les représente au sein de l’Assemblée nationale.

2. Sommaire de l'emploi

2.1 Description des tâches

Pour remplir son mandat, la personne titulaire de ce poste dirige, en période électorale, une équipe multidisciplinaire d’une vingtaine de personnes, à laquelle s’ajoutent, aux moments forts d’un événement électoral, environ 600 personnes. Toutes ces personnes doivent être formées, assermentées et supervisées. Étant donné l’étendue des tâches à effectuer et le nombre important de personnes sous sa responsabilité, la directrice ou le directeur du scrutin doit déléguer d’importantes tâches aux membres de son équipe rapprochée. Pour effectuer cette délégation, il doit mettre en place une organisation du travail et un système de gestion complexes.

Lors de la préparation d’un événement électoral, la personne titulaire de ce poste doit :

  • Planifier les besoins ainsi que trouver et réserver des locaux pour établir son bureau principal, ses bureaux secondaires (le cas échéant) et tous les lieux de vote. Elle doit s’assurer que ces locaux répondent aux normes d’Élections Québec, notamment en matière d’accessibilité aux personnes en situation de handicap;
  • Trouver et recruter les membres de l’équipe rapprochée qui l’appuieront dans ses fonctions;
  • Trouver des fournisseurs aptes à lui fournir les biens et les services requis pour rendre les bureaux opérationnels rapidement.

Au cours d’un événement électoral, la personne titulaire de ce poste doit :

  • Veiller à la saine gestion des fonds publics mis à sa disposition;
  • Planifier les horaires, le nombre d’équipes, les installations et le matériel requis pour la révision de la liste électorale ainsi que pour le vote dans les établissements d’hébergement pour personnes aînées et dans les établissements d’enseignement situés sur son territoire;
  • Sensibiliser les responsables des établissements d’hébergement et des établissements d’enseignement à leurs devoirs et à leurs responsabilités dans le cadre de la Loi électorale et chercher à obtenir leur collaboration;
  • Former et superviser les membres de l’équipe qui l’assisteront tout au long de l’événement (assistantes, assistants et aides);
  • Planifier et superviser le recrutement, la nomination et la formation du personnel électoral (pour la révision et pour le scrutin);
  • Veiller au bon déroulement des travaux, à la qualité des services offerts ainsi qu'au respect de la Loi et des échéances;
  • Recevoir, vérifier et accepter les déclarations de candidature remplies conformément aux dispositions de la Loi électorale;
  • Autoriser les candidats indépendants et les intervenants particuliers, conformément aux dispositions de la Loi électorale;
  • Fournir de manière équitable toute l’information nécessaire aux personnes candidates et aux partis politiques, en respectant les règles législatives et administratives;
  • S’assurer de la collaboration des personnes candidates et de leurs organisations locales et résoudre les situations litigieuses afin que les activités se déroulent conformément aux règles électorales;
  • Procéder au recensement des votes et proclamer la personne candidate élue;
  • Répondre aux médias, aux électrices et aux électeurs;
  • Autoriser le paiement des fournisseurs et la rémunération du personnel;
  • Procéder à la fermeture du bureau principal et des bureaux secondaires, le cas échéant;
  • Rendre compte de sa gestion, notamment à l’aide d’une reddition de comptes, et faire rapport du déroulement de l’élection.

Lorsqu’il n’y a pas d’événement électoral dans sa circonscription, la personne titulaire doit :

  • Être à l’affût des nouveaux développements immobiliers dans sa circonscription et des établissements qui pourraient servir d’endroit de gestion ou de lieu de vote;
  • Participer aux travaux de rééquilibrage des sections de vote;
  • Trouver des fournisseurs de services;
  • Développer et maintenir son réseau afin de faciliter la recherche et l’embauche de personnel;
  • Développer et maintenir sa connaissance des intervenants locaux afin de planifier la présence des commissions de révision et des bureaux de vote, notamment dans les installations d’hébergement et dans les établissements d’enseignement;
  • Approfondir ses connaissances des dispositions de la Loi, des règlements électoraux, des directives et des procédures administratives;
  • Maintenir à jour ses connaissances démographiques, géographiques et socioéconomiques;
  • Participer à des rencontres de travail visant à échanger avec Élections Québec dans le cadre de comités de travail ou de consultations particulières :
    • Comité des DS;
    • Comité grandes étendues et mesures particulières;
    • Comité accessibilité;
    • Tournées régionales et activités de formation;
    • etc.

3. Exigences de l'emploi

3.1 Nature et variété des principaux problèmes rencontrés

L’intégrité du processus électoral et la confiance du public envers la démocratie québécoise reposent en grande partie sur le titulaire de ce poste.

La période électorale est un événement public à grande visibilité. La Loi électorale exige d’ailleurs que plusieurs activités relevant de la directrice ou du directeur du scrutin soient effectuées en présence de personnes candidates ou de leur représentante ou représentant. La personne titulaire doit agir avec la plus grande transparence, dans un souci constant d’équité pour toutes les parties prenantes. Elle doit occasionnellement agir auprès de divers intervenants pour faire respecter les règles électorales et pour résoudre des situations litigieuses. Son comportement et ses actions doivent être irréprochables.

La Loi électorale impose également des délais et des paramètres par rapport auxquels aucun manquement n’est toléré. Une faute à cet égard pourrait mener à une contestation d’élection, qui entraînerait une perte de confiance de la population envers Élections Québec. La personne titulaire du poste doit donc s’assurer que tous les échéanciers prévus par la Loi sont respectés et que tout le travail effectué par le personnel respecte les principes légaux. Elle doit être en mesure d’analyser rapidement toute situation problématique, d’en saisir la portée et de prendre des décisions éclairées.

Pour mener à bien son mandat, la personne titulaire doit planifier, former et superviser le travail de 600 personnes. Certaines de ces personnes lui sont recommandées par les partis politiques, conformément à la Loi. Au terme de la période prévue pour ces recommandations, la directrice ou le directeur du scrutin doit pourvoir les postes demeurés vacants dans un délai très restreint.

La personne titulaire doit également être à l’affût d’événements ou de contraintes particulières pouvant avoir un effet sur les activités électorales de son territoire afin d’en atténuer les conséquences.

Malgré la tenue des élections à date fixe, la personne titulaire doit disposer d’une très grande disponibilité. En effet, le déclenchement d’une élection partielle ou d’une élection générale précipitée est toujours possible. La directrice ou le directeur du scrutin doit aussi être disponible pour recevoir de la formation et pour participer aux travaux d’Élections Québec lorsque sa présence est requise. Il doit réaliser les activités préparatoires avant chaque événement électoral et, à terme, produire un rapport d’événement et procéder à une reddition de comptes.

3.2 Compétences et aptitudes requises

La personne titulaire doit bien connaître la circonscription électorale pour laquelle elle est nommée, plus particulièrement sur le plan de la géographie, de la démographie et des caractéristiques socioéconomiques. Elle doit posséder un sens politique et éthique marqué pour interagir efficacement avec les personnes candidates, les intervenants politiques, les électrices, les électeurs et les médias. Elle doit faire preuve d’une neutralité absolue dans l’exercice de ses fonctions.

Elle doit posséder d’excellentes compétences en gestion des ressources humaines et en organisation du travail afin de planifier et de superviser le travail de 600 personnes et, ainsi, mener à bien son événement. Pour ce faire, elle doit compter sur une équipe rapprochée d’une vingtaine de personnes qu’elle embauche et forme et à qui elle doit déléguer plusieurs fonctions importantes. La personne titulaire du poste doit faire preuve d’un leadership mobilisateur et encourager le travail en collégialité.

Elle doit posséder des compétences en gestion des ressources financières et matérielles afin de respecter le cadre financier de sa circonscription. Elle doit être en mesure d’effectuer un suivi serré de son budget et de rendre des comptes à Élections Québec.

La personne titulaire du poste peut devoir agir à titre de porte-parole d’Élections Québec dans sa circonscription. Elle peut aussi représenter Élections Québec dans des événements publics ou auprès de clientèles externes. Elle doit donc posséder des compétences en communication publique.

La personne titulaire doit avoir une bonne capacité d’adaptation et être en mesure de réagir rapidement aux changements apportés aux directives, et ce, tout en respectant le déroulement des activités découlant du calendrier établi par la Loi électorale. Elle contrôle l’atteinte des résultats déterminés par le directeur général des élections. Elle doit planifier et organiser son agenda en fonction des priorités à réaliser dans le temps et s’assurer du respect des échéanciers légaux et administratifs de l’ensemble des tâches.

Elle doit posséder d’excellentes aptitudes en gestion du service à la clientèle. Elle doit superviser les membres de son personnel pour s’assurer qu’ils répondent promptement et correctement aux demandes des électrices, des électeurs et des personnes candidates, de façon à faciliter le bon déroulement des activités. La qualité des services offerts influence directement l’image d’Élections Québec auprès de ces clientèles.

La personne titulaire fait preuve de jugement et d’un grand sens de la diplomatie dans sa façon d’interagir avec son personnel, les personnes candidates, les intervenants politiques, les électeurs ainsi que toute autre personne afin de créer et de maintenir un climat de confiance. Elle doit prendre des décisions et résoudre des cas litigieux tout en respectant les échéanciers légaux, sans contrevenir au bon déroulement du processus électoral.

Elle doit détenir des aptitudes en relations interpersonnelles afin de gérer adéquatement les conflits pouvant survenir entre les personnes candidates, les partis politiques, les électrices, les électeurs ainsi que les membres du personnel électoral. Les conflits entre les partis politiques sont nombreux en période électorale. La personne titulaire du poste doit connaître les enjeux politiques nationaux et locaux afin de pouvoir anticiper les conflits et les désaccords qui pourraient survenir dans sa circonscription.

Elle doit posséder de bonnes habiletés en informatique afin d’être en mesure d’utiliser le système de gestion des événements provinciaux. Elle doit transférer ses connaissances à son équipe de travail.

De plus, elle doit avoir une connaissance adéquate de la langue anglaise lorsque le nombre d’électrices et d’électeurs anglophones de sa circonscription le justifie.

3.3 Connaissances normatives

L’emploi est régi par les lois, les politiques, les directives et les normes suivantes :

  • Loi électorale du Québec;
  • Loi sur la consultation populaire;
  • Règlements électoraux;
  • Directives émises à l’intention des directrices et directeurs du scrutin et du personnel électoral;
  • Procédures et directives administratives provenant d’Élections Québec;
  • Guide d’éthique à l’intention de la directrice ou du directeur du scrutin, de son adjointe ou adjoint et de son personnel.

3.4 Surveillance exercée par les supérieures ou supérieurs de la personne titulaire de l’emploi

La personne titulaire du poste travaille dans sa circonscription. Elle dispose d’une grande marge de manœuvre et assume ses fonctions avec un minimum de supervision. Elle est autonome dans ses décisions de gestion et elle est imputable de ses actions.

La personne titulaire est sous l’autorité de l’adjoint du directeur général des élections et directeur des opérations électorales. Celui-ci est soutenu, dans ses tâches d’assistance et de supervision de la personne titulaire, par les coordonnatrices et les coordonnateurs du Service des scrutins provinciaux. Dans la réalisation de ses activités, la directrice ou le directeur du scrutin bénéficie du soutien des différentes unités administratives d’Élections Québec. Il peut aussi consulter une coordonnatrice ou un coordonnateur du Service des scrutins provinciaux pour obtenir des précisions concernant l’interprétation de la Loi et des directives.

À la fin d’un événement électoral, la personne titulaire du poste rédige un rapport complet pour rendre compte des situations survenues dans sa circonscription. Elle collabore ainsi à l’amélioration continue du processus électoral et influence les propositions d’amendement à la Loi électorale du Québec.

3.5 Nature et fréquence des communications

La personne titulaire a des communications très fréquentes avec la coordonnatrice ou le coordonnateur responsable de sa circonscription, qui la conseille et lui propose des solutions aux divers problèmes inhérents à la préparation et à la bonne gestion d’un événement électoral. La directrice ou le directeur du scrutin communique régulièrement avec le personnel des différentes unités administratives d’Élections Québec et assure le suivi des activités qui se déroulent dans sa circonscription. Il communique quotidiennement avec le personnel de son bureau principal afin de lui fournir le soutien requis dans l’exercice de ses fonctions et d’assurer le bon déroulement des activités.

La personne titulaire communique régulièrement avec les directrices, les directeurs ou les responsables des établissements d’enseignement, des centres hospitaliers et des installations d’hébergement pour aînés reconnus par le MSSS afin de leur expliquer leurs devoirs et leurs responsabilités dans le cadre de la Loi électorale, et ce, de manière à faciliter l’exercice du droit de vote des électeurs qui fréquentent ces établissements ou qui y résident. Elle doit notamment convenir, avec les responsables de ces établissements, des moyens utilisés pour assurer la sécurité des lieux et des personnes ainsi que le bon déroulement du vote.

La personne titulaire communique régulièrement avec les personnes candidates et les intervenants politiques, en période électorale, afin de recueillir les listes du personnel électoral recommandé et de leur transmettre les divers documents prévus dans la Loi électorale. Elle doit également les rencontrer, à deux moments précis de la période électorale, afin de leur expliquer l’encadrement légal et les règles administratives, notamment en matière de révision de la liste électorale, de votation et de publicité partisane.

Elle doit aussi répondre aux demandes d’information et d’entrevues des médias et communiquer avec les électrices et les électeurs qui éprouvent des problèmes particuliers.

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Date limite pour postuler : 17 septembre 2020, 16 h 30