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Description du fichier de renseignements personnels
Le registre des plaintes et des dossiers avec ou sans incidence pénale contient des renseignements personnels relatifs aux plaintes reçues au bureau des plaintes, aux plaintes devant les organismes extérieurs et aux dossiers du Service des affaires juridiques ayant ou non une incidence pénale.
Unité administrative responsable : Direction du financement politique et des affaires juridiques
Nombre approximatif de dossiers répertoriés : Plus de 13 900 dossiers
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements financiers
- Renseignements relatifs à l’emploi
- Renseignements recueillis dans le cadre du traitement de la plainte
Catégories de personnes concernées
- Personnel d’Élections Québec
- Personnel électoral
- Donatrices et donateurs
- Personnes candidates
- Électrices et électeurs
- Plaignantes et plaignants
- Témoins ou personnes faisant l’objet d’une plainte
Source des renseignements
- Personne concernée
- Membres du personnel d’Élections Québec
- Personnes candidates
- Partis politiques
- Directrices et directeurs du scrutin
- Plaignantes et plaignants
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Adresse du domicile
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Traitement des plaintes relatives à l’application des lois électorales ou aux services d’Élections Québec en application de la Politique de traitement des plaintes
Finalité secondaire
- Production de statistiques, notamment pour le rapport annuel de gestion
Personnes ayant accès aux renseignements
- Personnel autorisé de la Direction du financement politique et des affaires juridiques
- Personnel autorisé du centre de renseignements (réception des plaintes et des dénonciations)
- Personnel autorisé de l’équipe de la gestion documentaire
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Aucune communication
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Centre d’archives d’Élections Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code/règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|
| 09410 | Plaintes des citoyens sur les services reçus | 1 an | 4 ans | Échantillonné : conservation des rapports annuels relatifs au traitement des plaintes de service |
| 09610 | Infractions aux lois électorales | Jusqu’à la fermeture du dossier | 10 ans | Échantillonné : conservation des plans d’argumentation, des notes et autorités des dossiers si le litige entraîne des changements dans les mandats du directeur général des élections ou si les dossiers ont un fort effet médiatique; et de tous les dossiers dans lesquels il y a au moins une poursuite pénale |
Date de la dernière révision : 21 septembre 2023