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Fichier 11 – Registre des plaintes et des dossiers avec ou sans incidence pénale

Dans cette section

Description du fichier de renseignements personnels

Le registre des plaintes et des dossiers avec ou sans incidence pénale contient des renseignements personnels relatifs aux plaintes reçues au bureau des plaintes, aux plaintes devant les organismes extérieurs et aux dossiers du Service des affaires juridiques ayant ou non une incidence pénale.

Unité administrative responsable : Direction du financement politique et des affaires juridiques

Nombre approximatif de dossiers répertoriés : Plus de 13 900 dossiers

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements financiers
  • Renseignements relatifs à l’emploi
  • Renseignements recueillis dans le cadre du traitement de la plainte

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec
  • Personnel électoral
  • Donatrices et donateurs
  • Personnes candidates
  • Électrices et électeurs
  • Plaignantes et plaignants
  • Témoins ou personnes faisant l’objet d’une plainte

Source des renseignements

  • Personne concernée
  • Membres du personnel d’Élections Québec
  • Personnes candidates
  • Partis politiques
  • Directrices et directeurs du scrutin
  • Plaignantes et plaignants

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Adresse du domicile

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Production de statistiques, notamment pour le rapport annuel de gestion

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Personnel autorisé de la Direction du financement politique et des affaires juridiques
  • Personnel autorisé du centre de renseignements (réception des plaintes et des dénonciations)
  • Personnel autorisé de l’équipe de la gestion documentaire

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Aucune communication

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec
  • Centre d’archives d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Code/règle Titre Actif Semi-actif Inactif
09410 Plaintes des citoyens sur les services reçus 1 an 4 ans Échantillonné : conservation des rapports annuels relatifs au traitement des plaintes de service
09610 Infractions aux lois électorales Jusqu’à la fermeture du dossier 10 ans Échantillonné : conservation des plans d’argumentation, des notes et autorités des dossiers si le litige entraîne des changements dans les mandats du directeur général des élections ou si les dossiers ont un fort effet médiatique; et de tous les dossiers dans lesquels il y a au moins une poursuite pénale

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