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Notre institution

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

En résumé

Nous sommes assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (aussi appelée « loi sur l’accès »), qui confirme deux droits fondamentaux : le droit à l’information et le droit au respect de la vie privée.

Dans cette section

Nous avons adopté une Politique sur la diffusion de l’information (en révision) (PDF) et une Politique sur la gestion des renseignements personnels (PDF). Ces politiques présentent nos engagements en matière de diffusion proactive de l’information et de gestion des renseignements personnels.

Politique sur la diffusion de l’information (en révision)

Conformément à cette politique, nous rendons disponibles divers renseignements suivants :

Nous rendons également accessible le Registre des entités politiques autorisées au Québec (REPAQ) et le plumitif du directeur général des élections.

Renseignements sur Élections Québec

Afin d’en connaître davantage sur notre institution, vous pouvez suivre les liens suivants :

Déclaration, politiques et lignes directrices

Documents produits par l’institution qui ont été déposés à l’Assemblée nationale

La majorité des documents sont disponibles dans notre section publications.

Inventaire des fichiers de renseignements personnels

L’inventaire des fichiers de renseignements personnels présente les renseignements personnels que nous détenons. Pour chaque fichier, nous décrivons notamment l’utilisation que nous faisons des renseignements, leur source, les catégories de personnes qui y ont accès ainsi que les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements.

La tenue de cet inventaire est une obligation prévue par l’article 76 de la Loi sur l’accès.

Vous avez le droit d’être informé de l’existence, dans un fichier de renseignements personnels, d’un renseignement vous concernant et d’en obtenir une copie. Vous pouvez également exiger que tout renseignement personnel vous concernant soit rectifié ou détruit s’il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi.

Si vous désirez obtenir ou rectifier des renseignements personnels que nous détenons dans l’un de ces fichiers, nous vous invitons à formuler une demande.

Registre des communications de renseignements personnels

Le registre des communications des renseignements personnels présente les échanges de renseignements personnels que nous faisons avec des organismes publics, sans le consentement des personnes concernées.

Il décrit également les renseignements personnels qui sont utilisés à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillies.

Ce registre est une obligation prévue par l’article 67.3 de la Loi sur l’accès.

Contrats et engagements financiers

Conformément à notre engagement pris dans la Politique sur la diffusion de l’information (PDF), nous rendons accessibles les renseignements relatifs aux contrats et aux engagements financiers.

Renseignements relatifs aux contrats conclus par notre institution

Les renseignements relatifs aux contrats conclus sont publiés dans le site du Système électronique d’appel d’offres (SEAO) :

Liste des engagements financiers de 25 000 $ et plus

Ces renseignements sont diffusés trimestriellement, après leur transmission à la Commission de l’administration publique de l’Assemblée nationale :

2021-2022
Années précédentes

Frais et dépenses

Conformément à notre engagement pris dans la Politique sur la diffusion de l’information (PDF), nous rendons accessibles les renseignements relatifs aux frais et aux dépenses. À moins d’une indication contraire, les renseignements sont diffusés dans les 45 jours suivant la fin de chaque trimestre.

Total des frais de déplacement

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs aux frais de déplacement au Québec, pour chacune des activités du directeur général des élections

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs aux frais de déplacement hors Québec, pour chacune des activités du directeur général des élections

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs aux frais de déplacement hors Canada, pour chacune des activités du directeur général des élections

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs à chaque dépense de fonction du directeur général des élections

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs aux frais pour chacune des activités de réception et d’accueil tenues par l’institution

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs aux frais de chaque participation, par un membre du personnel de l’institution, à une activité de formation, à un colloque ou à un congrès

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs aux contrats de formation

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs aux contrats de publicité, de promotion et de placements médiatiques

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs aux contrats de télécommunication mobile

2022-2023
Années précédentes

Renseignements relatifs à chaque bail de location d’espaces occupés par l’institution, excluant ceux occupés lors d’un événement électoral ou consultatif

Diffusés dans les 45 jours suivant la fin de l’année financière

Salaire annuel, indemnités annuelles et allocations annuelles du directeur général des élections

Diffusés dans les 45 jours suivant la fin de l’année financière

Politique sur la gestion des renseignements personnels

Conformément à la Politique sur la gestion des renseignements personnels (PDF), nous nous engageons à :

  • Respecter les obligations légales en matière de protection des renseignements personnels;
  • Établir les principes directeurs qui guident les pratiques de l’institution dans sa gestion des renseignements personnels;
  • Préciser les rôles et les responsabilités des acteurs concernés par cette politique.

Demande d’accès à un document ou à des renseignements personnels

Vous pouvez faire des demandes d’accès pour :

  • Obtenir un document;
  • Accéder aux renseignements personnels vous concernant;
  • Rectifier les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Adressez ces demandes au Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent ci-dessous.

Mme Catherine Lagacé
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Élections Québec
1045, avenue Wilfrid-Pelletier, bureau 200
Québec (Québec)  G1W 0C6

Courriel : [email protected]

Téléphone : 418 644-1090, poste 3216
Télécopieur : 418 643-9451

Votre demande doit être suffisamment précise pour nous permettre de déterminer les documents ou les renseignements visés. Si vous avez besoin d’assistance pour formuler votre demande, nous vous invitons à communiquer avec nous.

Délai de traitement et frais exigibles

Nous disposons d’un délai de 20 jours pour répondre à votre demande d’accès à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de 10 jours, au besoin. Des frais de reproduction ou de transmission pourraient être exigés en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements. Vous pouvez toutefois consulter les documents gratuitement à notre bureau de Québec.

Au terme de l’analyse d’une demande, la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels rend une décision et vous la transmet par voie électronique ou postale.

Lorsque vous recevrez cette décision, si vous avez besoin d’assistance pour la comprendre ou si vous éprouvez des problèmes technologiques, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

Plan de classification

Le plan de classification est constitué de codes et de rubriques décrivant l’ensemble de nos activités. Ces rubriques servent à classifier tous les documents et les dossiers produits ou reçus, afin de les repérer plus facilement.

En tant qu’outil de référence et de recherche, ce plan facilite les demandes d’accès à l’information.

Si vous désirez obtenir des documents que nous détenons ou si vous avez besoin d’assistance pour déterminer les documents que vous désirez obtenir, nous vous invitons à communiquer avec nous.

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