Fichier 20 – Gestion des cartes et des contrôles d’accès aux édifices

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes détenant une carte d’accès aux édifices d’Élections Québec. Il contient également des renseignements sur leur utilisation des cartes, plus précisément leurs dates et heures d’entrée et de sortie.

Unité administrative responsable : Service des ressources matérielles

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 350 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

• Renseignements relatifs à l’identité
• Dates et heures d’entrée et de sortie

Catégories de personnes concernées

• Personnel d’Élections Québec
• Fournisseurs
• Personnel de sécurité
• Personnel de l’entretien ménager
• Consultantes et consultants

Source des renseignements

• Membre du personnel concerné

Principaux renseignements d’identification

• Nom
• Unité administrative du membre du personnel
• Nom de l’employeur

Utilisation des renseignements

Finalité principale

• Sécurité des personnes et de l’édifice

Finalité secondaire

• Gestion des ressources humaines

Personnes ayant accès aux renseignements

• Personnel autorisé de la division de la gestion des locaux du Service des ressources matérielles

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

• Personnel de sécurité

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

• Sécurité physique
• Environnement réseau sécurisé
• Contrôle de l’accès aux données informatiques
• Destruction sécuritaire
• Journalisation des accès
• Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

• Papier
• Électronique

Localisation

• Bureaux d’Élections Québec
• Serveur du prestataire de services

Durée de conservation des renseignements

Date de la dernière révision : 21 septembre 2023