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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Fichier 18 – Gestion des ressources financières

Dans cette section

Description du fichier de renseignements personnels

Le service des ressources financières utilise une gamme de systèmes pour soutenir l’optimisation des processus de gestion en matière de ressources financières, matérielles et humaines au sein de la communauté gouvernementale. Ces systèmes contiennent des renseignements personnels concernant des membres du personnel, des fournisseurs, des donateurs, des représentants officiels des partis politiques enregistrés et des représentants financiers des candidats.

Unité administrative responsable : Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 600 dossiers de membres du personnel et 7 000 fournisseurs et personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à l’emploi
  • Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
  • Renseignements financiers

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec
  • Personnel électoral
  • Représentantes et représentants officiels des partis politiques
  • Représentantes et représentants financiers des candidats
  • Donatrices ou donateurs
  • Fournisseurs

Source des renseignements

  • Personne concernée
  • Membre du personnel
  • Directrice ou directeur du scrutin
  • Personne candidate
  • Parti politique
  • Autres ministères ou organismes
  • Fournisseurs

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Prénom
  • Numéro d’assurance sociale
  • Date de naissance
  • Adresse
  • Nom de famille de la mère à la naissance

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Encaissement de contributions politiques par prélèvement de débit autorisé (DPA) mensuel
  • Émission des cartes de crédit
  • Versements aux représentantes et représentants officiels des partis politiques et aux représentantes et représentants financiers des candidats
  • Versements aux membres du personnel (corrections de paie, paiements urgents ou remplacements de chèques et arrêts de paiement)

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
  • Le personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Infrastructures technologiques Québec
  • Autre ministère ou organisme (lors d’une mutation)
  • Banque Nationale
  • Ministère des finances
  • Institutions bancaires

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec
  • Centre de services partagés du Québec

Durée de conservation des renseignements

Code Règle Titre Actif Semi-actif Inactif
04412 122 Avances, frais de voyages et frais de représentation 1 an 6 ans Détruit
04414 122 Dossier des factures des fournisseurs 1 an 6 ans Détruit
04416 124 Paiement des comptes reliés aux activités électorales 8 ans après une élection générale Détruit
04444 133 Gestion des dépôts bancaires et des paiements avec stef-web 1 an 6 ans Détruit
04446 558 Gestion des cartes de crédit Tant qu’en vigueur 6 ans Échantillonné
04930 928 Transferts aux entités politiques 1 an 6 ans Détruit
06133 848 Gestion des dossiers individuels de promotion à la suite de la réévaluation d’un emploi 2 ans après la communication du résultat aux personnes candidates 3 ans Échantillonné
06134 849 Gestion des dossiers individuels de promotion pour les membres du personnel sur LDA 2 ans après la titularisation 3 ans Échantillonné
06150 850 Dotation de postes occasionnels 2 ans 3 ans Détruit
06160 851 Dotation de postes réguliers 2 ans 3 ans Détruit
06170 852 Engagements d’étudiantes, d’étudiants et de stagiaires rémunérés 3 ans 0 Échantillonné
06181 854 Gestion du dossier d’engagement du personnel temporaire en vertu de la Loi électorale Conserver pour la durée de l’engagement 6 ans Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 6 avril 2021

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