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Description du fichier de renseignements personnels
Le service des ressources financières utilise une gamme de systèmes pour soutenir l’optimisation des processus de gestion en matière de ressources financières, matérielles et humaines au sein de la communauté gouvernementale. Ces systèmes contiennent des renseignements personnels concernant des membres du personnel, des fournisseurs, des donateurs, des représentants officiels des partis politiques enregistrés et des représentants financiers des candidats.
Unité administrative responsable : Service des ressources financières et de la gestion contractuelle
Nombre approximatif de personnes répertoriées : 600 dossiers de membres du personnel et 7 000 fournisseurs et personnes
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements relatifs à l’emploi
- Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
- Renseignements financiers
Catégories de personnes concernées
- Personnel d’Élections Québec
- Personnel électoral
- Représentantes et représentants officiels des partis politiques
- Représentantes et représentants financiers des candidats
- Donatrices ou donateurs
- Fournisseurs
Source des renseignements
- Personne concernée
- Membre du personnel
- Directrice ou directeur du scrutin
- Personne candidate
- Parti politique
- Autres ministères ou organismes
- Fournisseurs
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Prénom
- Numéro d’assurance sociale
- Date de naissance
- Adresse
- Nom de famille de la mère à la naissance
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- En vue de l’application des lois suivantes :
Finalité secondaire
- Encaissement de contributions politiques par prélèvement de débit autorisé (DPA) mensuel
- Émission des cartes de crédit
- Versements aux représentantes et représentants officiels des partis politiques et aux représentantes et représentants financiers des candidats
- Versements aux membres du personnel (corrections de paie, paiements urgents ou remplacements de chèques et arrêts de paiement)
Personnes ayant accès aux renseignements
- Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
- Le personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Infrastructures technologiques Québec
- Autre ministère ou organisme (lors d’une mutation)
- Banque Nationale
- Ministère des finances
- Institutions bancaires
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Centre de services partagés du Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code | Règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|---|
| 04412 | 122 | Avances, frais de voyages et frais de représentation | 1 an | 6 ans | Détruit |
| 04414 | 122 | Dossier des factures des fournisseurs | 1 an | 6 ans | Détruit |
| 04416 | 124 | Paiement des comptes reliés aux activités électorales | 8 ans après une élection générale | Détruit | |
| 04444 | 133 | Gestion des dépôts bancaires et des paiements avec stef-web | 1 an | 6 ans | Détruit |
| 04446 | 558 | Gestion des cartes de crédit | Tant qu’en vigueur | 6 ans | Échantillonné |
| 04930 | 928 | Transferts aux entités politiques | 1 an | 6 ans | Détruit |
| 06133 | 848 | Gestion des dossiers individuels de promotion à la suite de la réévaluation d’un emploi | 2 ans après la communication du résultat aux personnes candidates | 3 ans | Échantillonné |
| 06134 | 849 | Gestion des dossiers individuels de promotion pour les membres du personnel sur LDA | 2 ans après la titularisation | 3 ans | Échantillonné |
| 06150 | 850 | Dotation de postes occasionnels | 2 ans | 3 ans | Détruit |
| 06160 | 851 | Dotation de postes réguliers | 2 ans | 3 ans | Détruit |
| 06170 | 852 | Engagements d’étudiantes, d’étudiants et de stagiaires rémunérés | 3 ans | 0 | Échantillonné |
| 06181 | 854 | Gestion du dossier d’engagement du personnel temporaire en vertu de la Loi électorale | Conserver pour la durée de l’engagement | 6 ans | Détruit |
Durée de conservation des renseignements sur support électronique
- En cours d’élaboration
Date de la dernière révision : 6 avril 2021