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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Fichier 16 – Dotation

Dans cette section

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements sur la gestion des concours, des promotions offertes à la suite de la réévaluation d’un emploi, des processus de qualification particuliers et des processus de dotation des emplois (affectation, promotion, mutation et recrutement). Il contient également les offres de service spontanées.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 350 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec
  • Personnes candidates à un emploi

Source des renseignements

  • Personne concernée
  • Membre du personnel

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Date de naissance
  • Numéro de téléphone
  • Trois derniers chiffres du numéro d’assurance sociale
  • Numéro d’employée ou d’employé SAGIR
  • Coordonnées bancaires

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Personnel autorisé du Service des ressources humaines
  • Personnel de la rémunération de la Direction des services à la gestion

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Ministère de la Cybersécurité et du Numérique (rémunération et assurance)

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Code/règle Titre Actif Semi-actif Inactif
06210 Banque de candidatures spontanées 1 an 0 Détruit
06230 Recrutement ou promotion 6 mois après la fin de la validité de la liste de personnes qualifiées ou de la banque de candidatures, à l’exception des dossiers de candidatures refusées (échecs, absences) 3 ans Détruit
06240 Affectation ou mutation 1 an 3 ans Détruit

Date de la dernière révision : 21 septembre 2023

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