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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Fichier 16 – Dotation

Dans cette section

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements sur la gestion des concours, des promotions à la suite de la réévaluation d’un emploi, des processus de qualification particulier et des processus de dotation des emplois (affectation, promotion, mutation et recrutement). Il contient également les offres de service spontanées.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 300 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec
  • Personnes candidates à un emploi

Source des renseignements

  • Personne concernée
  • Membre du personnel

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Date de naissance
  • Numéro de téléphone
  • Trois derniers chiffres du numéro d’assurance sociale
  • Numéro d’employé SAGIR

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines

Communication des renseignements

  • Aucun

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Code Règle Titre Actif Semi-actif Inactif
06060 172 Gestion de la banque de candidatures 2 ans 0 Détruit
06132 845 Gestion des dossiers de concours de promotion et de recrutement – candidats déclarés aptes 6 mois après la fin de la validité de la liste de déclaration d’aptitudes 0 Détruit
06132 846 Gestion des dossiers de concours de promotion et de recrutement – candidats refusés et plaintes à la Commission de la fonction publique 6 mois après la fin de la validité de la liste de déclaration d’aptitudes 0 Détruit
06133 848 Gestion des dossiers individuels de promotion à la suite de la réévaluation d’un emploi 2 ans après la communication du résultat aux personnes candidates 3 ans Échantillonné
06134 849 Gestion des dossiers individuels de promotion pour les employés sur une liste de déclaration d’aptitudes 2 ans après la titularisation 3 ans Échantillonné
06150 850 Dotation de postes occasionnels 2 ans 3 ans Détruit
06160 851 Dotation de postes réguliers 2 ans 3 ans Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 6 avril 2021

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