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Description du fichier de renseignements personnels
Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui ont soumis leur candidature pour être nommées membres de la Table citoyenne au cours du dernier appel de candidatures (dossier des candidats). Il contient aussi des renseignements sur les membres de la Table citoyenne et sur les membres substituts qui ont été sélectionnés (dossier des membres).
Unités administratives responsables :
- Service des ressources humaines (dossier des candidats)
- Service de la recherche, de la planification et de la coopération internationale (dossier des membres et liste d’envoi)
- Service des ressources financières et de la gestion contractuelle (dossier des membres)
Nombre approximatif de personnes répertoriées : 0 candidature (dossier des personnes candidates*) et 24 candidates et candidats retenues ou qualifiées à la dernière étape de la sélection (dossier des membres).
* Ce dossier ne contient actuellement aucun fichier, puisque ceux liés au dernier appel de candidatures de 2017 ont été détruits.
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation (pour les candidates, les candidats et les membres)
- Renseignements financiers (pour les membres)
Catégories de personnes concernées
- Candidates et candidats
- Membres et membres substituts de la Table citoyenne
- Toute personne ayant indiqué souhaiter recevoir de l’information sur la Table citoyenne (liste d’envoi)
Source des renseignements
- Personne concernée
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Sexe
- Adresse du domicile
- Numéro de téléphone
- Courriel
- Numéro d’assurance sociale
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Gestion de la Table citoyenne
Finalité secondaire
- Aucune
Personnes ayant accès aux renseignements
- Dossiers des candidats
- Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
- Dossiers des membres
- Le personnel autorisé de la Direction des services à la gestion
- Le personnel autorisé du Secrétariat général
- Liste d’envoi
- Le personnel autorisé du Secrétariat général
- Le personnel autorisé de la Direction des communications et des affaires publiques
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Aucun
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
- Serveur du prestataire de services
Durée de conservation des renseignements
| Code | Règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|---|
| 01181 | 1018 | Gestion des dossiers des candidats retenus et des candidats qualifiés à la dernière étape | 1 an après la fin du concours | 2 ans | Destruction |
| 01181 | 1019 | Gestion des dossiers des candidats non retenus | 1 an après la fin du concours | 0 | Destruction |
| 01182 | 1014 | Gestion des dossiers des membres de la Table citoyenne – Volet individuel | Jusqu’au remplacement, plus 1 an | 5 ans | Conservation |
| 01183 | 1015 | Gestion des dossiers des membres de la Table citoyenne – Volet financier | 1 an | 6 ans | Destruction |
Durée de conservation des renseignements sur support électronique
Durée prévue au calendrier de conservation
Date de la dernière révision : 6 avril 2021