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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Fichier 19 – Système automatisé de gestion des informations sur le personnel (SAGIP)

Dans cette section

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements servant à la gestion et à la rémunération du personnel de la fonction publique.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 850 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements financiers
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

  • Membre du personnel concerné
  • Autres ministères ou organismes, lors de mutations
  • Service de la rémunération du ministère de la Cybersécurité et du Numérique
  • Service de la rémunération de la Direction des services à la gestion d’Élections Québec

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Date de naissance
  • Adresse du domicile
  • Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Production de statistiques
  • Application des conventions collectives

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Personnel autorisé du Service des ressources humaines
  • Personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Ministère de la Cybersécurité et du Numérique
  • Autre ministère ou organisme, lors d’une mutation

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec
  • Ministère de la Cybersécurité et du Numérique

Durée de conservation des renseignements

Code/règle Titre Actif Semi-actif Inactif
04300 Comptabilité 2 ans 5 ans Détruit
06420 Administration de la rémunération Tant qu’utile 5 ans Détruit

Date de la dernière révision : 21 septembre 2023

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