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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Fichier 19 – Système automatisé de gestion des informations sur le personnel (SAGIP)

Dans cette section

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier contient des renseignements servant à la gestion et à la rémunération du personnel de la fonction publique.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : Environ 850 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements financiers
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

  • Personne concernée
  • Membre du personnel
  • Autres ministères ou organismes (mutation)
  • Service de la rémunération du Centre de services partagés du Québec

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Date de naissance
  • Adresse du domicile
  • Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Information de gestion (statistiques)
  • Application des conventions collectives

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
  • Le personnel autorisé du Service des ressources financières et de la gestion contractuelle

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Centre de services partagés du Québec
  • Autre ministère ou organisme (lors d’une mutation)

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec
  • Centre de services partagés du Québec

Durée de conservation des renseignements

Code Règle Titre Actif Semi-actif Inactif
04450 109 Listes SYGBEC et SAGIP 1 an 6 ans Détruit
06551 862 Contrôle des opérations liées à la paie Tant qu’utile 0 Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 6 avril 2021

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