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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Fichier 14 – Dossier des employés

Dans cette section

Description du fichier de renseignements personnels

Ce fichier comprend les dossiers des membres du personnel régulier, temporaire et occasionnel ainsi que des étudiantes, des étudiants et des stagiaires. Il contient également les renseignements relatifs à l’assiduité des membres du personnel.

Unité administrative responsable : Service des ressources humaines

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 300 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité
  • Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
  • Renseignements financiers
  • Renseignements relatifs à l’emploi

Catégories de personnes concernées

  • Personnel d’Élections Québec

Source des renseignements

  • Personne concernée
  • Élections Québec
  • ITQ (rémunération)

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Adresse du domicile
  • Date de naissance
  • Numéro de téléphone
  • Numéro d’assurance sociale

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Aucune

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service des ressources humaines

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Aucun

Sécurité de l’information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Journalisation des accès
  • Application d’une politique de sécurité

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Code Règle Titre Actif Semi-actif Inactif
06361 188 Gestion du dossier personnel – employé régulier, employé temporaire, employé occasionnel 1 an après le départ du membre du personnel 75 ans après la naissance ou 6 ans après son décès Échantillonné
06361 192 Gestion du dossier personnel – Étudiant et stagiaire rémunéré Jusqu’au départ de l’étudiante, de l’étudiant ou du stagiaire 10 ans Détruit
06361 944 Dossier de référence des employés mutés 1 an après le départ du membre du personnel 10 ans Détruit
06362 857 Gestion du dossier d’assiduité – Employé régulier, employé temporaire, employé occasionnel, étudiant et stagiaire rémunéré 3 ans 2 ans Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 6 avril 2021

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