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Description du fichier de renseignements personnels
Ce fichier comprend les dossiers des membres du personnel régulier, temporaire et occasionnel ainsi que des étudiantes, des étudiants et des stagiaires. Il contient également les renseignements relatifs à l’assiduité des membres du personnel.
Unité administrative responsable : Service des ressources humaines
Nombre approximatif de personnes répertoriées : 300 personnes
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements relatifs à la formation ou à l’éducation
- Renseignements financiers
- Renseignements relatifs à l’emploi
Catégories de personnes concernées
- Personnel d’Élections Québec
Source des renseignements
- Personne concernée
- Élections Québec
- ITQ (rémunération)
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Adresse du domicile
- Date de naissance
- Numéro de téléphone
- Numéro d’assurance sociale
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Gestion du personnel d’Élections Québec, en application des lois suivantes :
Finalité secondaire
- Aucune
Personnes ayant accès aux renseignements
- Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Aucun
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code | Règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|---|
| 06361 | 188 | Gestion du dossier personnel – employé régulier, employé temporaire, employé occasionnel | 1 an après le départ du membre du personnel | 75 ans après la naissance ou 6 ans après son décès | Échantillonné |
| 06361 | 192 | Gestion du dossier personnel – Étudiant et stagiaire rémunéré | Jusqu’au départ de l’étudiante, de l’étudiant ou du stagiaire | 10 ans | Détruit |
| 06361 | 944 | Dossier de référence des employés mutés | 1 an après le départ du membre du personnel | 10 ans | Détruit |
| 06362 | 857 | Gestion du dossier d’assiduité – Employé régulier, employé temporaire, employé occasionnel, étudiant et stagiaire rémunéré | 3 ans | 2 ans | Détruit |
Durée de conservation des renseignements sur support électronique
- En cours d’élaboration
Date de la dernière révision : 6 avril 2021