Règles de fonctionnement de la Table citoyenne

1. Mission

La Table citoyenne d’Élections Québec est un comité consultatif formé de citoyennes et citoyens du Québec. Il fournit des conseils, des suggestions et des avis à Élections Québec sur des questions se rapportant à l’administration des élections, à l’application des lois électorales et aux enjeux touchant le système électoral québécois. La Table a pour mission de conseiller Élections Québec et d’alimenter sa réflexion de façon impartiale et non partisane, dans l’intérêt de la population québécoise, sur tout sujet que l’institution lui soumet.

Les sujets suivants sont exclus des travaux de la Table :

• Les dossiers d’enquête;
• Les dossiers devant les tribunaux;
• Les aspects politiques d’un projet de loi déposé à l’Assemblée nationale;
• Tout autre dossier de nature confidentielle.

2. Composition

La Table citoyenne est formée d’un maximum de 12 électrices et électeurs québécois, futurs ou actuels, nommés par le directeur général des élections à partir des recommandations d’un comité de sélection. Le directeur général des élections peut également désigner des membres substituts.

2.1 Durée du mandat

Le mandat des membres dure deux ans. Ce mandat peut être renouvelé une seule fois, pour la même durée, par le directeur général des élections.

2.2 Processus de sélection

Périodiquement, le directeur général des élections sollicite des candidatures par les moyens qu’il juge appropriés. Il diffuse les conditions d’admissibilité (annexe 1) et les critères établis pour évaluer les candidatures. Un comité de sélection analyse les candidatures reçues et soumet ses recommandations au directeur général des élections, qui effectue le choix définitif des membres et procède à leur nomination.

Le comité de sélection s’efforce de faire en sorte que la composition de la Table reflète la diversité québécoise, dans la mesure du possible. Cependant, la Table peut être constituée en fonction de critères plus précis; par exemple, la cohorte 2026-2028 rassemble des jeunes de 16 à 34 ans.

3. Rôles et responsabilités

3.1 Directeur général des élections

3.1.1 Rôles

Le directeur général des élections :

• Veille au recrutement et à la nomination des membres de la Table;
• Assure, d’office, la présidence de la Table, mais peut déléguer la responsabilité de conduire les réunions à un membre de son personnel;
• Convoque les rencontres en tenant compte du calendrier des activités d’Élections Québec ainsi que de la disponibilité du plus grand nombre de membres;
• Détermine l’ordre du jour des rencontres;
• Sollicite l’expertise des membres de son personnel dans le cadre des travaux de la Table, au besoin;
• Publie les comptes rendus des rencontres de la Table citoyenne sur son site Web lorsqu’ils ont été approuvés par les membres présents (ces comptes rendus sont rédigés en assurant l’anonymat des propos);
• Rend compte des travaux de la Table citoyenne dans son rapport annuel de gestion;
• Peut modifier les règles de fonctionnement et le code de conduite de la Table citoyenne afin de s’assurer que ces documents répondent toujours aux besoins de l’institution.

3.1.2 Responsabilités

Le directeur général des élections :

• Prend les mesures nécessaires pour favoriser la contribution de tous les membres aux discussions;
• Garantit le respect des règles de fonctionnement et du code de conduite, et intervient en cas de non-respect;
• Tient compte des suggestions d’amélioration émises par les membres;
• Verse l’indemnité prévue aux membres qui participent aux rencontres;
• Rembourse les frais de déplacement des membres selon les modalités prévues.

3.2 Coordonnatrice ou coordonnateur de la Table citoyenne

3.2.1 Rôles

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la Table citoyenne :

• Assure le secrétariat de la Table et coordonne ses travaux;
• Veille à l’organisation des réunions de la Table;
• Fournit toute l’aide et tout l’appui logistique nécessaires aux travaux.

3.2.2 Responsabilités

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la Table citoyenne :

• Transmet l’ordre du jour et les documents de préparation aux membres;
• Rédige les comptes rendus des rencontres de la Table;
• Coordonne la rédaction des avis et des rapports de la Table, le cas échéant;
• Coordonne les déplacements et l’hébergement des membres.

3.3 Membres de la Table citoyenne

3.3.1 Rôles

Les membres :

• Conseillent Élections Québec et alimentent sa réflexion;
• Agissent comme intermédiaires entre la population québécoise, en tenant compte de ses préoccupations, et Élections Québec sur les questions touchant les champs d’activité de l’institution;
• Proposent des actions répondant aux attentes et aux besoins de l’électorat québécois;
• Fournissent leur avis entre les rencontres, au besoin;
• Peuvent consulter des spécialistes externes, avec l’approbation du président de la Table, afin d’enrichir leur réflexion sur toute question dont ils doivent discuter.

3.3.2 Responsabilités

Les membres :

• Participent aux discussions et aux travaux de la Table dans un esprit de respect et de collaboration;
• Se préparent adéquatement aux travaux, notamment en prenant connaissance des documents qu’ils reçoivent en vue des rencontres;
• Sont présents aux rencontres et font preuve d’assiduité;
• Signalent à l’avance toute absence prévue aux rencontres;
• Respectent les règles de fonctionnement et le code de conduite de la Table citoyenne et signent le formulaire Déclaration relative aux règles de fonctionnement et au code de conduite;
• Signent le formulaire Déclaration relative aux conflits d’intérêts et s’engagent à informer le directeur général des élections de tout conflit d’intérêts réel ou apparent qui pourrait survenir au cours de leur mandat dans les plus brefs délais;
• Fournissent les renseignements nécessaires au versement de l’indemnité et du remboursement des frais de déplacement.

4. Rencontres

4.1 Fréquence

La Table citoyenne se réunit environ deux fois par année, généralement le vendredi. Le président peut organiser d’autres réunions au besoin. Élections Québec peut également demander l’avis des membres sur certains sujets, deux à trois fois par année, par courriel, par exemple.

4.2 Lieu

Les rencontres se tiennent généralement dans les bureaux d’Élections Québec, qui sont situés à Québec.

4.3 Huis clos

Les travaux de la Table citoyenne se déroulent à huis clos. Seuls le président, les membres de la Table citoyenne, les membres du personnel du directeur général des élections et les spécialistes invités par le président peuvent y assister.

4.4 Anonymat des propos

Afin de favoriser les échanges ouverts et francs, les propos tenus lors des rencontres restent anonymes. Ainsi, lorsqu’ils parlent de la Table et de ses travaux, les membres doivent s’abstenir d’attribuer des propos ou des points de vue à un membre en particulier.

Les comptes rendus des rencontres sont rédigés en assurant l’anonymat des propos.

4.5 Indemnité et remboursement des frais de déplacement

Les membres reçoivent une indemnité imposable équivalant à 325 $ par jour pour leur participation aux rencontres. Cette indemnité couvre le temps de préparation aux rencontres, le temps requis pour se déplacer à Québec ou au lieu prévu pour la rencontre ainsi que tous les frais associés à la rencontre, à l’exception des frais de déplacement.

Les frais de transport et de repas liés à la participation aux rencontres, ainsi que les frais d’hébergement, au besoin, sont remboursés conformément à une directive établie par le directeur général des élections, qui se base sur la Directive sur les frais remboursables lors d’un déplacement pour les membres des comités externes.

Une rémunération horaire est prévue pour les consultations ponctuelles.

5. Fin de mandat

Le mandat d’un membre prend fin au terme de la période de deux ans pour laquelle le directeur général des élections l’a nommé.

Le directeur général des élections peut renouveler le mandat d’un membre une fois pour une autre période de deux ans.

5.1 Démission

Si un membre souhaite démissionner de son poste, il doit produire un avis écrit portant sur son intention de démissionner et l’adresser au président de la Table. L’avis doit indiquer la date de prise d’effet de sa démission et être transmis au moins 14 jours avant cette date.

5.2 Absences

Après avoir émis un préavis, le directeur général des élections peut mettre fin au mandat d’un membre qui n’assiste pas à une rencontre de la Table citoyenne sans motif valable.

5.3 Manquement aux règles de fonctionnement ou au code de conduite

Le directeur général des élections peut mettre un terme au mandat d’un membre qui ne respecte pas le code de conduite de la Table citoyenne ou ses règles de fonctionnement. Le directeur général des élections émet d’abord un préavis au membre, sauf en cas de faute grave.

5.4 Non-admissibilité

Le mandat d’un membre prend fin dès que ce dernier ne satisfait plus aux conditions d’admissibilité de la Table citoyenne (annexe 1).

6. Siège vacant

Lorsqu’un siège devient vacant, le directeur général des élections peut faire appel à un membre substitut pour le pourvoir. Le membre ainsi nommé poursuit le mandat en cours, qui peut être renouvelé une seule fois par le directeur général des élections.

Si aucun membre substitut ne peut occuper le siège vacant, le directeur général des élections peut pourvoir le poste de la manière qu’il estime la plus appropriée. La personne ainsi nommée poursuit le mandat en cours, qui peut être renouvelé une seule fois par le directeur général des élections.

Annexe 1

Conditions d’admissibilité

Pour être membre de la Table citoyenne, une personne doit :

• Être âgée d’au moins 16 ans lorsqu’elle pose sa candidature
• Avoir la citoyenneté canadienne
• Avoir son domicile au Québec depuis plus de six mois
• Être en mesure de lire et de parler en français
• Ne pas avoir été reconnue coupable d’une infraction aux lois électorales
• Au cours des cinq dernières années, ne pas avoir :
  • fait partie du personnel rémunéré d’un parti politique ou d’une personne élue (au fédéral, au provincial ou au municipal)
  • occupé un poste ou exercé une fonction au sein d’un parti politique (fédéral, provincial ou municipal) à la suite d’une nomination (une personne qui a été membre bénévole d’un exécutif ou d’une association locale de circonscription sans avoir fait l’objet d’une nomination est admissible)

Au moment de poser sa candidature, cette personne ne peut pas être :

• une personne élue sur le territoire québécois
• un membre du personnel d’Élections Québec engagé en vertu de la Loi sur la fonction publique
• un membre du personnel temporaire d’Élections Québec engagé en vertu de l’article 497 de la Loi électorale
• une directrice ou un directeur du scrutin, ni une directrice adjointe ou un directeur adjoint du scrutin (les autres membres du personnel électoral temporaire sont admissibles)
• un membre de la Commission de la représentation électorale, de la Commission permanente de révision ou du comité consultatif des partis politiques, incluant les comités techniques