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Description du fichier de renseignements personnels
Ce fichier contient les dossiers médicaux des membres du personnel qui se sont absentés pour cause d’invalidité, qui ont eu un accident de travail ou qui ont fait l’objet d’un accommodement lié à un problème de santé.
Unité administrative responsable : Service des ressources humaines
Nombre approximatif de personnes répertoriées : 300 personnes
Collecte de renseignements
Catégories de renseignements personnels
- Renseignements relatifs à l’identité
- Renseignements relatifs à la santé
- Renseignement relatif à l’emploi
Catégories de personnes concernées
- Personnel d’Élections Québec
Source des renseignements
- Personne concernée
- Membre du personnel
- Médecin du membre du personnel
Principaux renseignements d’identification
- Nom
- Adresse du domicile
- Date de naissance
- Numéro de téléphone
- Numéro d’assurance sociale
- Numéro d’employé SAGIR
Utilisation des renseignements
Finalité principale
- Gestion des invalidités et des accidents de travail, en application des lois suivantes :
Finalité secondaire
- Aucune
Personnes ayant accès aux renseignements
- Le personnel autorisé du Service des ressources humaines
Communication des renseignements
Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements
- Secrétariat du Conseil du trésor
- Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail
- Autre ministère ou organisme, lors d’une mutation
Sécurité de l’information
Mesures mises en place
- Sécurité physique
- Environnement réseau sécurisé
- Contrôle de l’accès aux données informatiques
- Destruction sécuritaire
- Journalisation des accès
- Application d’une politique de sécurité
Conservation des renseignements
Supports physiques utilisés
- Papier
- Électronique
Localisation
- Bureaux d’Élections Québec
Durée de conservation des renseignements
| Code | Règle | Titre | Actif | Semi-actif | Inactif |
|---|---|---|---|---|---|
| 06364 | 190 | Gestion du dossier CNESST de l’employé | Jusqu’au départ de membre du personnel | 75 ans après la naissance ou 6 ans après son décès | Détruit |
| 06365 | 191 | Gestion du dossier santé de l’employé | 6 mois après la dernière recommandation | 5 ans | Détruit |
Durée de conservation des renseignements sur support électronique
- En cours d’élaboration
Date de la dernière révision : 6 avril 2021