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Fichier 01 - Liste électorale permanente (LEP)

Description du fichier de renseignements personnels

La liste électorale permanente contient les renseignements permettant d’identifier les électrices et les électeurs inscrits du Québec. Elle est utilisée principalement pour produire les listes électorales nécessaires à la tenue d’un scrutin provincial, municipal ou scolaire.

Unité administrative responsable : Service de la gestion des territoires et de la liste électorale permanente

Nombre approximatif de personnes répertoriées : 7 083 510 personnes

Collecte de renseignements

Catégories de renseignements personnels

  • Renseignements relatifs à l’identité

Catégories de personnes concernées

  • Électeur

Source des renseignements

  • La personne concernée
  • Recensement électoral de 1995
  • Régie de l’assurance maladie du Québec
  • Service québécois de changement d’adresse
  • Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada
  • Commission permanente de révision
  • Curateur public du Québec
  • Élections Canada
  • Commissions scolaires
  • Municipalités

Principaux renseignements d’identification

  • Nom
  • Adresse du domicile
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Historique des adresses
  • Numéro de téléphone (électeurs inscrits au vote hors Québec seulement)
  • Numéro de télécopieur (électeurs inscrits au vote hors Québec seulement)
  • Adresse courriel (électeurs inscrits au vote hors Québec seulement)
  • Numéro de cellulaire et adresse courriel des personnes qui se sont inscrites pour recevoir les notifications relatives aux prochaines élections (Campagne À ton tour)

Utilisation des renseignements

Finalité principale

Finalité secondaire

  • Vérification de la qualité d’électeur d’un donateur à une entité autorisée
  • Vérification de la qualité d’électeur des membres des partis politiques
  • Vérification de la qualité d’électeur des représentants officiels et de leurs délégués
  • Obtenir la dernière adresse du personnel électoral à des fins de rémunération, lorsque nécessaire
  • À des fins de vérification, d’enquête et de poursuite liées à l’application de la Loi électorale, la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités ou la Loi sur les élections scolaires
  • Aux fins de statistiques

Personnes ayant accès aux renseignements

  • Le personnel autorisé du Service de la gestion des territoires et de la liste électorale permanente
  • Le personnel autorisé et les membres de la Commission permanente de révision
  • Le personnel autorisé du Service des scrutins municipaux et scolaires
  • Le personnel autorisé du Service de l’information aux clientèles et de la gestion documentaire
  • Le personnel autorisé de la Direction du financement politique et des affaires juridiques
  • Le personnel autorisé du Service de la conformité en financement politique
  • Le personnel autorisé du Service du Registre, de la coordination et de la conformité des contributions politiques
  • Le personnel autorisé du Service des affaires juridiques
  • Le personnel autorisé du Service des enquêtes et du soutien administratif
  • Le personnel autorisé du Service des ressources matérielles
  • Le personnel autorisé de la Direction des technologies de l’information
  • Le personnel autorisé de la Direction des services à la gestion

Communication des renseignements

Personnes ou organismes externes à qui sont transmis des renseignements

  • Ministère de la Justice du Québec (confection des listes de jurés)
  • Présidents d’élection lors d’un événement (municipalités et commissions scolaires)
  • Députés à l’Assemblée nationale
  • Partis politiques autorisés provinciaux
  • Élections Canada

Sécurité de l'information

Mesures mises en place

  • Sécurité physique
  • Journalisation des accès
  • Environnement réseau sécurisé
  • Contrôle de l’accès aux données informatiques
  • Destruction sécuritaire
  • Signature annuelle d’un engagement à la confidentialité pour tous les employés ayant accès à la liste électorale permanente
  • Signature d’un engagement à la confidentialité par les candidats, les députés et les personnes désignées par les partis politiques.

Conservation des renseignements

Supports physiques utilisés

  • Papier
  • Électronique

Localisation

  • Bureaux d’Élections Québec

Durée de conservation des renseignements

Code

Règle

Titre

Actif

Semi-actif

Inactif

10211

340

Formulaires d’inscription, correction ou radiation

Jusqu’à la saisie au système informatique

3 ans

Échantillonné

10220

341

Mise à jour de la LEP – Commissions de révision

Jusqu’à la fin de l’année financière

5 ans

Détruit

10620

356

Vérification des renseignements des dossiers des électeurs traités par la Commission permanente de révision

Jusqu’à la fermeture du dossier

5 ans

Détruit

10640

358

Confirmation de renseignements – électeurs décédés ou inaptes

Tant qu’utile

5 ans

Détruit

Durée de conservation des renseignements sur support électronique

  • En cours d’élaboration

Date de la dernière révision : 16 mars 2020